Datenschutzerklärung

Diese Anwendung setzt vier Cookies, alle von dieser Seite selbst und keines von Dritten. Es gibt kein Tracking, keine Werbe-Cookies und keine Reichweitenmessung. Drei davon gehören zu jeder Anmeldung, das vierte entsteht nur, wenn jemand den Weg über Google wählt.

Zwei davon werden bereits gesetzt, bevor sich jemand anmeldet. Jeder Seitenaufruf schickt eine Anfrage an unsere eigene Anmelde-Schnittstelle, damit eine bestehende Anmeldung nicht mitten in der Arbeit abläuft. Diese Anfrage legt dabei den CSRF-Zufallswert an — auch dann, wenn gar niemand angemeldet ist. Das ist nachgemessen und keine Schätzung.

Auf der verschlüsselten Live-Seite tragen dieselben Cookies zusätzlich das Präfix __Host- bzw. __Secure-. Alle vier sind HttpOnly (für JavaScript nicht lesbar) und SameSite=Lax.

Die 30 Tage des Anmelde-Cookies laufen ab der letzten Nutzung: jeder Seitenaufruf schiebt sie wieder auf 30 Tage nach vorn. Wer die Anwendung 30 Tage lang nicht öffnet, wird abgemeldet.

Alle vier Cookies sind für den Betrieb der Seite unbedingt erforderlich — ohne sie ist eine sichere Anmeldung nicht möglich. Deshalb dürfen sie nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung gesetzt werden, und deshalb gibt es hier keinen Cookie-Banner. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an einer sicheren Anwendung).

Die Anmeldung ist auf diesen Wegen möglich:

• Google-Anmeldung. Google übermittelt uns Name, E-Mail-Adresse und Profilbild des Kontos. Dabei verarbeitet Google auch eigene Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung; darauf haben wir keinen Einfluss.
• Anmeldelink per E-Mail. Wir schicken einen einmalig gültigen Link an die angegebene Adresse und speichern dafür einen zeitlich begrenzten Prüfwert.
• E-Mail und Passwort. Das Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als Argon2id-Hashwert. Eine Registrierung wird erst zum Konto, wenn der Bestätigungslink in der E-Mail angeklickt wurde. Um das Durchprobieren von Passwörtern zu bremsen, zählen wir Fehlversuche je E-Mail-Adresse und je IP-Adresse für kurze Zeit mit.

Zum Konto speichern wir: Name, E-Mail-Adresse, Profilbild-Adresse, den Zeitpunkt der E-Mail-Bestätigung, bei der Google-Anmeldung die Kennung des Google-Kontos und die Zugriffstoken dieser Verknüpfung, und für jede aktive Anmeldung eine Zeile mit Zufallskennung, Benutzerkennung und Ablaufzeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Innerhalb eines Betriebs speichern wir Name und Kurzname des Betriebs, wer ihm mit welcher Rolle angehört, offene Einladungen (E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Ablaufzeitpunkt, wer eingeladen hat), die Inhalte, die mit den Werkzeugen angelegt werden — etwa Zuschnittprojekte oder Transkriptionen —, und wie oft welches Werkzeug benutzt wurde.

Rechtsgrundlage für die Stammdaten des Betriebs, die Mitgliedschaften, die Einladungen und die Nutzungszahlen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit dem Betrieb). Für die Inhalte, die ein Betrieb mit den Werkzeugen anlegt, legen wir die Rechtsgrundlage nicht fest: darüber entscheidet der Betrieb als Verantwortlicher, wir speichern sie in seinem Auftrag (siehe „Wer wofür verantwortlich ist“).

Freiwillig kann ein Betrieb angeben, mit welchen Programmen, Maschinen und Geräten er arbeitet (die Umfrage „Womit arbeitet ihr?“ nach dem Anlegen und unter Einstellungen). Gespeichert werden die angekreuzten Antworten, die Freitexte, wer zuletzt gespeichert hat und wann. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um zu planen, welche Schnittstellen und Anbindungen wir als Nächstes bauen; sie lassen sich jederzeit ändern oder leeren und werden mit dem Betrieb gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, das Angebot passend weiterzuentwickeln); die Angaben sind freiwillig.

Beide Werkzeuge speichern Inhalte innerhalb eines Betriebs. Über einen Betrieb hinaus sieht niemand etwas: Aufnahmen und Zuschnittlisten eines Betriebs sind für andere Betriebe nicht auffindbar und nicht abrufbar.

Innerhalb des Betriebs entscheidet die Person, die eine Aufnahme oder eine Zuschnittliste anlegt, wer sie sehen darf. Zur Wahl stehen:

• Nur ich — die Voreinstellung für alles Neue. Außer der anlegenden Person kann niemand den Inhalt öffnen.
• Alle im Betrieb — jedes Mitglied mit Zugang zum Werkzeug kann den Inhalt öffnen und bearbeiten.
• Eine Gruppe — ein Betrieb kann Gruppen anlegen (etwa „Bankraum“ oder „Büro“) und Mitglieder hineinnehmen. Dann sehen nur deren Mitglieder und die anlegende Person den Inhalt. Wird eine Gruppe gelöscht, gilt die Freigabe als widerrufen.

Inhaberin, Inhaber und Administratoren eines Betriebs sehen in der Liste, DASS es eine fremde private Aufnahme oder Zuschnittliste gibt, und dürfen sie löschen — ohne das gäbe es für die Aufnahme einer ausgeschiedenen Person keinen Weg mehr zur Löschung. Den Inhalt können sie nicht öffnen, und auch nicht den Titel oder den Namen: beides bleibt verborgen. Sie können eine fremde Aufnahme auch nicht nachträglich für den Betrieb freigeben.

Hinweis für Zuschnittlisten, die vor der Einführung dieser Wahl angelegt wurden: Sie stehen auf „Alle im Betrieb“, weil sie unter der vorherigen Regel für den ganzen Betrieb sichtbar waren. Wer das ändern möchte, stellt die betreffende Liste auf „Nur ich“.

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Anwendung und Datenbank laufen in der EU. Zwei Dienste verarbeiten Daten außerhalb der EU: Resend beim E-Mail-Versand und Google bei der Transkription.

• Vercel betreibt die Anwendung, Region fra1 (Frankfurt am Main). Dabei fallen technische Protokolldaten an (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse), die dem sicheren Betrieb dienen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Neon betreibt die Datenbank (PostgreSQL), Region aws-eu-central-1 (Frankfurt am Main), mit durchgängig verschlüsselten Verbindungen.
• Google verschriftet Sprachaufnahmen über die Generative Language API (Gemini), sobald die Transkription für einen Betrieb freigeschaltet ist, und zwar außerhalb der EU. Einzelheiten weiter unten unter „Transkription von Sprachaufnahmen“.
• E-Mail-Versand: Resend (Resend, Inc., USA) verschickt die vier E-Mails der Anwendung: den Anmeldelink, die Bestätigung einer Registrierung, den Hinweis „Du hast schon ein Konto“ (wenn sich jemand mit einer bereits registrierten Adresse neu anmelden will) und den Link zum Zurücksetzen des Passworts. Resend erhält dafür die Empfängeradresse, den Betreff, einen festen Standardtext und die darin enthaltenen Links, sonst nichts aus der Anwendung. Verschickt wird über die Region eu-west-1 (Irland); gespeichert werden Kontodaten, Versandprotokolle und der Inhalt der Mails aber in den USA. Das ist eine Übermittlung in ein Drittland (Art. 44 ff. DSGVO). Sie stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Resend; zusätzlich nimmt Resend am EU-US Data Privacy Framework teil (Art. 45 DSGVO). Inhalt und Protokolle der Mails bewahrt Resend 30 Tage auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anmeldelink, Passwort-Zurücksetzen und Registrierung (als Schritt vor Vertragsschluss). Der Hinweis „Du hast schon ein Konto“ geht an eine Adresse, die jemand anderes eingegeben haben kann; Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, die Inhaberin oder den Inhaber des Kontos zu informieren, ohne Dritten zu verraten, ob es das Konto gibt).

Die Muttergesellschaften von Vercel, Neon, Google und Resend sitzen in den USA, sodass ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen ist.

Das Werkzeug „Transkription“ muss für den Betrieb freigeschaltet sein; vorher wird keine Aufnahme angenommen. Mit dem Freischalten beginnt die Verarbeitung tatsächlich — es gibt keinen weiteren Schalter davor.

• Die Audiodatei geht direkt vom Browser an Google (Files API), nicht über unseren Server, und wird dort mit der Generative Language API verschriftet, also außerhalb der EU.
• Bei uns bleiben die Angaben zum Auftrag (Dateiname, Dateityp, Größe, Länge, Zeitpunkt, wer ihn angelegt hat) und der fertige Text. Der Text bleibt gespeichert, bis der Betrieb die Aufnahme löscht.
• Auswertungsvorlagen (etwa „Protokoll“ oder „Aufgabenliste“) schicken den bereits gespeicherten TEXT noch einmal an Google — an denselben Auftragsverarbeiter, aber zu einem neuen Zweck und als eigener Vorgang. Die Audiodatei wird dafür nicht erneut übertragen. Das Ergebnis speichern wir bei der Aufnahme; es wird mit ihr gelöscht. Eine Auswertung entsteht nur, wenn jemand sie ausdrücklich startet.
• Nach der Verschriftung löschen wir die Audiodatei bei Google wieder, und wir vermerken das erst, wenn Google die Löschung bestätigt hat. Klappt sie nicht, wird sie jede Nacht erneut versucht.
• Im eigenen Browser hält das Werkzeug eine Kopie der Korrekturen am Transkript fest, damit bei schlechter Verbindung nichts verloren geht. Sie bleibt dort, bis die Aufnahme gelöscht ist (wurde sie in einem anderen Browser gelöscht: beim nächsten Öffnen hier) oder man sich abmeldet. Die Audiodatei zum Anhören speichert es dort nur, wenn „Aufnahme auf diesem Gerät merken“ angehakt ist. Diese lokalen Kopien verlassen das Gerät nicht; die Korrekturen selbst speichern wir wie oben beschrieben bei uns. Die Audiodatei wird nach 14 Tagen nicht mehr verwendet und beim nächsten Öffnen des Werkzeugs gelöscht; außerdem beim Abmelden, beim Löschen der Aufnahme, mit „Vom Gerät entfernen“, wenn der Haken entfernt wird, und sobald eine andere Person in diesem Browser das Werkzeug öffnet.
• Wer eine Besprechung aufnimmt, muss die Teilnehmenden vorher darüber informieren. Das kann diese Erklärung nicht für den Betrieb übernehmen.

• Abgelaufene Anmeldungen, nicht bestätigte Registrierungen, Passwort-Links und Fehlversuchs-Zähler werden täglich automatisch gelöscht.
• Konto- und Betriebsdaten bleiben, solange das Konto beziehungsweise der Betrieb besteht. Für Transkriptionen siehe den Abschnitt „Transkription von Sprachaufnahmen“.
• Gelöschte Zuschnittprojekte liegen zunächst im Papierkorb. Nach 30 Tagen im Papierkorb werden sie automatisch und endgültig gelöscht — das lässt sich danach nicht mehr rückgängig machen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21). Schreiben Sie dafür an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Zwei Adressaten, je nachdem, worum es geht: Für Konto, Anmeldung und die Daten des Betriebs sind wir die richtige Stelle. Geht es um den Inhalt einer Aufnahme oder einer Zuschnittliste, ist der Betrieb verantwortlich, der sie angelegt hat (siehe „Wer wofür verantwortlich ist“) — wir können sie weder herausgeben noch löschen, ohne ihn zu fragen, und leiten solche Anfragen an ihn weiter.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Oktober 2026